Pour les responsables des déchets et du recyclageEn vedette dans Waste Advantage

Comme on le voit dans Waste Advantage Magazine, Septembre 2019

Obtenez la meilleure solution de main-d'œuvre

Chaque MRF a besoin de personnes pour le faire fonctionner. Pour les MRF municipaux ou du secteur public, le processus de choix d'une solution de main-d'œuvre est formel, généralement dicté par une demande de proposition ou une DP. Il existe un processus établi pour les demandes de propositions et chaque municipalité a son propre système. En général, cependant, la DP est écrite, les fournisseurs soumettent des propositions, une évaluation est effectuée et un contrat est attribué.

La solution typique au défi de la main-d'œuvre est d'embaucher une main-d'œuvre à temps plein ou de travailler en partenariat avec une agence de dotation temporaire. Aucun de ces choix n'est mauvais. Le problème est que de nombreuses fois, les entités gouvernementales rédigent des appels d'offres qui reproduisent l'état actuel ou ce qu'il a toujours été.

Les meilleurs sites regardent le travail différemment et demandent ce qui est possible au lieu de ce qui a été fait auparavant. De nombreux MRF ont tendance à répéter le passé sans savoir qu'il existe d'autres options de travail. Avant de commencer à rédiger un appel d'offres, nous vous recommandons d'élargir votre vue. La clé est de savoir quels services demander pour obtenir les résultats souhaités.

Commencez avec un consultant en main-d'œuvre. Un expert extérieur peut vous aider à clarifier les objectifs de votre demande de propositions, à élargir votre réflexion et à suggérer de nouvelles approches pour faire avancer votre opération. Les fabricants d'équipement envoient leurs consultants pour parler de ce qui est possible, de l'état actuel de l'ingénierie et des plans à long terme du site avant d'acheter. Adoptez la même approche avec le travail.

Engagez un expert

Travailler avec un consultant en main-d'œuvre commence par établir une relation. Vous devez vous attendre à ce que cet expert écoute et s'intéresse sincèrement à ce que vous essayez d'accomplir. Ils devraient prendre le temps de vous connaître, votre système et votre flux de collecte, la démographie de votre communauté et les besoins de vos parties prenantes.

Ils creuseront dans ce que vous avez fait dans le passé et vous aideront à évaluer honnêtement l'état actuel de l'optimisation de votre système. Ils sonderont les questions stratégiques sur où vous voulez être dans le futur: voulez-vous améliorer le débit de 10%, réduire les effectifs et les heures, augmenter les cycles de vie des équipements, réduire les incidents de sécurité ou planifier l'ajout d'une nouvelle ligne ou d'un quart de travail?

Ces experts vous parleront également de questions tactiques telles que le budget, le calendrier et vos accords de travail existants - alors seulement, ils devraient parler de ce qu'ils ont à offrir.

Le résultat de ce travail est un plan de travail durable et productif, qui peut croître et s'adapter à mesure que les choses changent. Une fois que vous avez cette vision, vous pouvez passer à la rédaction d'un appel d'offres qui correspond à ce voyage et vous obtient les résultats que vous recherchez.

4 façons de trouver un consultant

  1. Parlez à vos pairs. Contactez des opérateurs de recyclage que vous connaissez personnellement ou par le biais de votre réputation et utilisez vos réseaux pour vous connecter. Simplement demander, "Comment avez-vous fait votre dernier appel d'offres?" peut découvrir des consultants qui ont une valeur ajoutée. Demandez ce qui a été bon et mauvais dans l'expérience et comment leur fonctionnement est meilleur aujourd'hui grâce à cela.
  2. Allez aux conférences nationales. Discutez avec les fabricants d'équipement avec qui ils travaillent. Parce qu'ils sont fortement impliqués dans la configuration et les opérations de l'équipement, ces représentants connaissent la main-d'œuvre nécessaire pour tirer le meilleur parti de leur produit et peuvent vous conduire au type d'experts que vous recherchez.
  3. Faites une recherche en ligne pour les consultants en systèmes MRF, sécurité ou ingénierie. Cela peut vous amener à des entreprises de recyclage commerciales qui peuvent exploiter votre MRF pour vous, supprimant complètement le besoin d'une DP. Ceci est une option.
  4. Lire les publications de l'industrie, en particulier des études de cas et des articles sur les meilleures pratiques. Vous trouverez des ressources et identifier les opérations qui ont trouvé de nouvelles façons de surmonter le défi de la DP.

Quelle que soit la façon dont vous trouvez le bon consultant en main-d'œuvre pour votre usine, une diligence raisonnable est requise pour trouver quelqu'un qui a connu un réel succès dans un MRF comme le vôtre. Assurez-vous de demander pour qui ils ont travaillé et quels résultats ils ont obtenus, et n'oubliez pas de toujours vérifier les références.

Pour commencer

Une fois que vous avez un plan, il est temps de commencer le processus de demande de propositions. Son objectif est de vous donner suffisamment d'informations pour prendre une sage décision. Au-delà de cela, le but est de poser les questions qui augmenteront les chances d'obtenir le résultat que vous recherchez.

Avec les MRF, commencez par une demande de renseignements, ou RFI, avant de publier un RFP. La DDR vous permet de vous engager avec un large groupe de partenaires potentiels, de voir ce qui existe et de continuer à élargir votre réflexion. Si votre RFI indique que vous avez besoin de 30 personnes pour trier les ordures, vous entendrez des entreprises parler de leurs taux de salaire et de leur marge bénéficiaire. Cependant, si votre RFI indique que vous cherchez à optimiser votre système et les performances de chaque individu dans l'usine, vous aurez une perspective très différente sur la façon dont chaque répondant considère le travail.

Les questions de la DDR doivent être larges et expérientielles pour solliciter des informations significatives. Vous voulez savoir si les organisations qui répondent ont de l'expérience dans le recyclage, accomplissent le type de programme que vous construisez dans votre MRF et si elles sont avant-gardistes. Posez des questions comme: «Lorsque vous travaillez avec un MRF, que faites-vous différemment de travailler avec d'autres clients?» »et« Comment gérez-vous les employés et collectez-vous des données sur les performances individuelles et collectives? »

La RFI restreindra le champ aux organisations qui correspondent à votre solution, informera la création de votre RFP et mettra en place un processus de vérification stratégique.

Rédaction de la DP

Contrairement à l'ampleur d'une DDR, la DDP est spécifique. En utilisant ce que vous avez appris dans la DDR, posez des questions qui susciteront des réponses perspicaces et vous prépareront à négocier.

  1. Expérience documentée. Demandez des détails sur l'expérience des répondants en matière de dotation d'un MRF ou d'une installation de production à équipes multiples. Vous voudrez savoir combien de sites et de travailleurs ils ont soutenus et une liste des installations où ils ont fourni de la main-d'œuvre. Indiquez vos qualifications minimales dans des domaines tels que l'administration des ressources humaines, les avantages sociaux et la conformité.
  2. Gestion sur site. Si vous avez besoin d'un gestionnaire sur place, demandez des curriculum vitae avec une expérience et des références pertinentes. Précisez qui paiera le salaire de cette personne. Confirmez que le gestionnaire sera physiquement présent tout au long du quart de travail et les plans de couverture lorsqu'ils ne sont pas disponibles.
  3. Conditions d'embauche. Décrivez vos exigences d'embauche spécifiques, comme les tests de dépistage de drogues et les vérifications des antécédents, les contrôles d'expérience ou de compétences, les curriculum vitae ou l'examen des candidats avant l'affectation. Demandez comment le fournisseur suit le temps et gère la facturation, y compris le processus de signature des feuilles de temps ou d'approbation du temps.
  4. Vous devez en savoir plus que le taux de salaire et la majoration. Il n'est pas de votre responsabilité de dire au fournisseur de main-d'œuvre combien vous allez payer. Demandez plutôt leur processus et soutenez les études de marché pour fixer les salaires. Recherchez un partenaire qui offre des informations sur le taux de salaire qui obtiendra la main-d'œuvre dont vous avez besoin, et non celui qui applique simplement son taux de facturation au salaire que vous fixez.
  5. Évaluer si le répondant comprend les préoccupations de sécurité uniques d'un MRF, y compris les exigences OSHA et ANSI. Demandez des détails sur leur programme de formation et de rapport sur la sécurité proposé.
  6. Autres éléments. Renseignez-vous sur les plans de transition pour le début de leur service et des détails sur les rapports qu'ils fournissent pour évaluer leur productivité et la vôtre.

Évaluation des réponses à la DP

Une fois la période de soumission terminée, vous devriez avoir une sélection de partenaires qui correspondent à votre plan et à votre site. Votre première série d'examens devrait identifier ceux qui ont l'expérience et la capacité de soutenir votre MRF.

Comme vous avez les finalistes, n'hésitez pas à ajouter un deuxième tour de questions de qualification ou à demander des présentations en personne. Cela vous permet de clarifier des points clés ou d'obtenir des exemples de leur succès sur des sites comme le vôtre.

Il n'y a aucune raison de ne pas faire ce pas et de plonger plus profondément. Vous prendrez une meilleure décision et aurez une idée plus claire de l'engagement de chaque finaliste à vous associer pour atteindre vos objectifs à long terme.

Négociation

Que pouvez-vous et devez-vous négocier dès le départ pour protéger votre MRF et éviter de laisser de l'argent sur la table? En un mot: le prix. Vous découvrirez de nombreux détails dans la DP et l'entretien de suivi, mais votre meilleur mouvement de négociation est de comprendre chaque détail du prix du fournisseur et de négocier les détails au-delà des salaires et de la majoration - des avantages sociaux à la facturation.

Une grosse plainte que nous entendons des MRF est qu'ils n'étaient pas au courant de certains détails et pénalités de performance jusqu'à ce qu'il soit trop tard. Si la pénalité imposée au partenaire syndical perd votre entreprise, ce n'est pas très dissuasif et pourrait vous obliger légalement à subir d'énormes pertes financières. Mon conseil est de documenter les détails dans un contrat de niveau de service ou SLA. Il protège les deux parties contre les pertes financières et la non-conformité et devrait inclure les éléments suivants:

  1. Négociez non seulement qui fournit l'équipement de sécurité et les EPI requis, mais également la qualité de chaque article. Par exemple, fournissent-ils des gants en Kevlar, des casquettes anti-chocs ou des casques de qualité supérieure? Un prix réduit pour un EPI à bas prix peut sembler bon jusqu'à ce que vous obteniez une aiguille car les travailleurs ont reçu des gants de jardinage. L'investissement initial plus important peut permettre d'économiser des milliers de dollars à long terme.
  2. Dommages matériels. Qui est responsable des dommages à l'équipement ou à l'infrastructure? Sachez ce qui vous attend et négociez en fonction de votre culture et de votre programme d'assurance.
  3. Erreurs de facturation. Négociez le nombre de jours dont vous disposez pour rapprocher les erreurs de facturation. Fixez des dates d'expiration pour la correction et le recours et alignez-vous sur vos pratiques comptables.
  4. Non-conformité. Quelles sont les sanctions et les recours en cas de non-respect de toute partie de la convention collective? Par exemple, si le partenaire syndical s'engage à la vérification I-9 et que vous êtes condamné à une amende par ICE pour non-conformité, qui paie cette amende? 

Protégez votre organisation

Lorsque vous acceptez des DP, protégez votre organisation en déclarant que vous pouvez modifier ou retirer la DP à tout moment, rejeter tous les répondants, reporter l'octroi d'un contrat de travail ou ne pas accepter le fournisseur le moins cher. Inclure un langage sur l'indemnisation, les termes et conditions, les exigences en matière de responsabilité, etc.

Cet article n'est pas fourni à titre de conseil juridique. Il s'agit d'orientations et de suggestions basées sur l'expérience. Vous voudrez protéger votre organisation et travailler avec votre conseiller juridique pour rédiger des RFI et RFP couvrant toutes les bases.

Réflexions finales

Si vous êtes nouveau dans la préparation et la négociation de demandes de propositions de main-d'œuvre, envisagez le programme Certified Contingent Workforce Professional offert par Staffing Industry Analysts ou SIA. Le programme est construit du point de vue du client et peut ajouter de la valeur lorsqu'il apprend à négocier et à opérer dans le cadre d'un champ de travail par rapport à un contrat de travail traditionnel. Il couvre la façon de gérer le travail occasionnel, les contrats de travail, le co-emploi, les règles relatives aux heures supplémentaires et l'indemnisation.

Un dernier conseil: pensez au processus de gestion du changement. Avec votre vision élargie et votre plan stratégique, vous allez demander aux gens de penser et de se comporter un peu différemment à propos du travail. Vous voudrez être sûr que votre partenaire de personnel peut soutenir le processus de gestion du changement avec vous.

Cette mini-étude de cas est un exemple de ce qui peut arriver sans réfléchir aux détails de votre processus de demande de propositions. Un client avec qui nous avons travaillé dirigeait l'auditorium municipal de sa communauté - événements, nettoyage, entretien - lorsqu'il a été chargé de gérer le MRF local et ses 30 employés. Le MRF n'avait pas été couronné de succès et le nouveau directeur n'avait aucune expérience du recyclage. Il savait qu'il avait besoin de main-d'œuvre, alors il a installé la même solution qu'il a utilisée à l'auditorium pour l'installation, le démontage et le nettoyage périodiques: la dotation temporaire. Il a fait ce qu'il pensait être juste, mais il a involontairement mis le MRF en échec.

Malheureusement, les municipalités prennent souvent des employés de confiance d'autres ministères et les mettent dans l'environnement MRF. Ils apprennent à la dure que les MRF sont des opérations complexes qui nécessitent des solutions complexes et des experts qui savent quel levier tirer à quel moment pour obtenir des résultats.

La meilleure solution

La rédaction et la négociation d'une DP sur le travail peuvent être aussi simples que la répétition du processus que vous avez utilisé la dernière fois. Mais vous obtiendrez un résultat plus stratégique en élargissant votre réflexion pour envisager de nouvelles approches, en travaillant avec un consultant pour élaborer un plan durable et en tenant compte de toutes les variables pour obtenir la meilleure solution de main-d'œuvre pour votre opération.

Cet article a été publié pour la première fois en Waste Advantage Magazine, octobre 2019.

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